Avec le logiciel T&E Controls, analysez enfin 100% de vos notes de frais
Vos notes de frais sont validées. Mais sont-elles vraiment contrôlées ?
Avec T&E Controls, les notes de frais ne se limitent plus à un simple processus de déclaration, de validation et de remboursement. La plateforme rapproche automatiquement les données des solutions de notes de frais de la comptabilité, met en évidence les anomalies de traitement, les défaillances de validation et les comportements nécessitant une investigation.
Les outils de notes de frais contrôlent les dépenses.
T&E Controls mesure l'efficacité du dispositif qui les encadre.
Une note de frais validée n’est pas nécessairement une note de frais contrôlée. Dans la plupart des organisations, les validations sont déléguées, faites dans l’urgence ou sans réel examen et personne ne mesure ce qui passe entre les mailles. La volumétrie rend l’analyse difficile et les anomalies sont souvent identifiées « par hasard ».
T&E Controls analyse a posteriori 100 % de vos notes de frais, sur la durée et à l’échelle de toutes vos entités. La solution révèle ce qu’aucun contrôle transaction par transaction ne peut voir : doublons entre collaborateurs, dépenses répétitives, dérives comportementales, failles de validation et angles morts du rapprochement comptable.
Vous ne remplacez pas votre outil de notes de frais : vous ajoutez le niveau de contrôle qu’aucun outil du marché ne couvre.
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Révélez les dépenses indues et les montants récupérables
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Mesurez si vos notes de frais sont contrôlées, pas seulement validées
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Maîtrisez le risque, de la dépense à sa comptabilisation et à son paiement
Maitrisez vos notes de frais dans la durée : passez du contrôle à la transaction à une vision d’ensemble
Votre outil de notes de frais vérifie chaque dépense isolément. Le logiciel T&E Controls analyse l’ensemble : sur plusieurs mois, plusieurs collaborateurs ou plusieurs entités.
Vous repérez rapidement les anomalies, les erreurs, les dépenses potentiellement indues et les comportements à risque qui génèrent des coûts inutiles ou fragilisent votre dispositif de contrôle :
- Doublons potentiels entre plusieurs collaborateurs ;
- Dépenses répétées de même nature et de même montant ;
- Cumul inhabituel de certaines catégories de dépenses ;
- Retards de soumission chroniques ;
- Collaborateurs présentant un volume d’anomalies supérieur à la moyenne.
Mesurez l'efficacité réelle de vos contrôles : une note de frais validée n’est pas une note de frais contrôlée
Validations déléguées, approbations express, vérifications superficielles : dans de nombreuses organisations la validation ne garantit pas la validité du contrôle.
Avec la solution T&E Controls, vous disposez d’indicateurs factuels pour évaluer la qualité des validations, prioriser les actions correctrices et démontrer l’effectivité de votre dispositif de contrôle :
- Validation par un autre valideur que le valideur attendu ;
- Délégations de validation récurrentes ;
- Alertes générées mais jamais traitées ;
- Délais de validation inhabituels ;
- Collaborateurs ou valideurs concentrant le plus d’exceptions.
Renforcement de votre maîtrise des risques : de la déclaration des frais à leur saisie comptable
Rapprochez automatiquement les données de l’outil de notes de frais et de la comptabilité. Vous disposez d’une vision complète du processus, depuis la dépense jusqu’à sa comptabilisation, et apportez la preuve de la maîtrise effective du risque, de la qualité des traitements comptables et lu respect de vos politiques internes. Vous identifiez ainsi :
- Les notes de frais absentes de la comptabilité ;
- Les écritures comptables sans équivalent dans votre outil de notes de frais ;
- Les écarts entre montant validé et montant comptabilisé ;
- Les retards anormaux de comptabilisation ;
- Les anomalies de traitement et de rapprochement.
Une plateforme de contrôle & d'analyse pensée à vos côtés, pour maîtriser votre comptabilité
Des solutions créées avec ceux qui les utilisent
Un accompagnement orchestré par ceux qui maîtrisent le terrain.
Une plateforme robuste, rapide et sécurisée pour tenir le rythme de vos enjeux.
Une prise en main immédiate. Une efficacité qui démarre dès le premier clic.
Une solution qui s’ajuste à votre réalité, pas l’inverse.
Là où s'arrête votre outil de notes de frais, T&E Controls commence.
Votre outil de notes de frais vous dit si une dépense est conforme. T&E Controls vous dit si votre contrôle est efficace.
Votre outil de notes de frais vérifie chaque dépense au moment où elle est saisie, mais il ne voit ni l’ensemble des dépenses dans la durée, ni la manière dont elles ont été validées, ni ce qu’elles deviennent en comptabilité.
T&E Controls ne remplace pas votre solution de notes de frais. La plateforme exploite les données déjà présentes dans vos systèmes pour apporter une couche d’analyse indépendante sur l’ensemble du processus, depuis la dépense jusqu’à sa comptabilisation :
- Compatible avec les principaux outils de notes de frais du marché ;
- Analyse multi-pays, multi-devises et multi-entités ;
- Croisement automatique des données de notes de frais et de comptabilité ;
- Plateforme unique pour centraliser analyses, investigations et plans d’action.
Pensée pour s’intégrer sans friction.
Une plateforme claire, rapide à prendre en main, ajustée à votre structure,
vos équipes, vos priorités.
Vos Questions Fréquentes sur
les contrôles des notes de frais
1. Notre outil de notes de frais dispose déjà de contrôles. Pourquoi ajouter T&E Controls ?
Les outils de notes de frais contrôlent principalement la conformité d’une dépense au moment de sa saisie ou de sa validation. T&E Controls analyse les comportements dans le temps, la qualité des validations et la cohérence entre les données de notes de frais et la comptabilité. La solution apporte ainsi une vision complémentaire du niveau réel de maîtrise du processus.
2. Peut-on rapprocher automatiquement les notes de frais et la comptabilité ?
Oui. T&E Controls rapproche les données issues de votre outil de notes de frais et de votre comptabilité afin d’identifier les notes de frais non comptabilisées, les écritures comptables sans correspondance, les écarts de montants ou les retards de traitement. Ce rapprochement est souvent extrêmement difficile à réaliser manuellement. Cela n’est évidemment possible que si les notes de frais sont déversées en comptabilité de manière unitaire et non agrégées.
3. Quel est le retour sur investissement d’une solution de contrôle des notes de frais ?
Les équipes Finance, Contrôle Interne et Audit disposent rarement du temps nécessaire pour analyser systématiquement les doublons potentiels, les écarts entre notes de frais et comptabilité, les retards de soumission ou les anomalies de validation. Ces situations existent dans la plupart des organisations mais restent difficiles à identifier manuellement sur des volumes importants.
T&E Controls automatise ces analyses sur l’ensemble du périmètre et met en évidence des anomalies qui échappent souvent aux contrôles réalisés par les outils de notes de frais. La solution permet également d’identifier des comportements récurrents, des défaillances de validation et des ruptures de processus difficiles à détecter transaction par transaction.
Le retour sur investissement repose généralement sur trois leviers complémentaires :
- l’identification de dépenses potentiellement indues, de doublons et d’anomalies de traitement ;
- la réduction du temps consacré aux contrôles et investigations manuels ;
- l’amélioration de l’efficacité du dispositif de contrôle existant grâce à une meilleure visibilité sur les zones de risque et les actions prioritaires.
Les gains générés par la réduction des anomalies, des retraitements et des travaux de contrôle compensent le coût de la solution.
4. Quel lien entre les notes de frais et les dispositifs de conformité comme Sapin II ?
Les notes de frais constituent un flux sensible qui peut révéler des contournements de procédures, des comportements atypiques ou des faiblesses de contrôle. La solution permet de documenter les contrôles effectués, de suivre les anomalies et de contribuer à la démonstration de l’effectivité du dispositif de contrôle interne.
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